Un evento è sostanzialmente un momento di condivisione. Si può condividere la propria conoscenza e metterla a confronto con quella di altre persone mediante dibattiti e discussioni (come nel caso di convegni o conferenze), oppure condividere idee su prototipi o su nuovi prodotti con i potenziali clienti, ad esempio nelle fiere.
Di fondamentale importanza si rivela quindi la presenza di rete wi-fi, strumento di condivisione per eccellenza, che consente ad aziende ed organizzatori di facilitare l’allestimento ed il coordinamento interno, di utilizzare i propri hardware e poter effettuare eventuali upload e download di dati importanti. Ma in paricolare la presenza della rete wi-fi sta a cuore ai partecipanti all’evento; non solo si aspettano la copertura wi-fi, ovvero lo considerano un “attributo soglia”, parte integrante del servizio (come il televisore in una camera d’albergo o il microfono nella sala congressi), ma esigono una connessione onnipresente, rapida e sicura, che non si rallenti con più dispositivi connessi.
E’ necessario quindi aggiornare continuamente le infrastrutture e renderle performanti ed affidabili per la fornitura di rete ad un numero di utenti in crescita esponenziale. Nello specifico, essendo la connettività un “fattore critico di successo” per un evento, vi suggeriamo 5 regole da seguire per renderlo (almeno sotto questo punto di vista) ineccepibile.
#1 – Servizio di connettività specifico (ed aggiuntivo) per l’evento
Per prima cosa occorre (soprattutto per eventi di grande portata e con un elevato numero di frequentatori) un servizio di connettività dedicato e non commettere l’errore di affidarsi al wi-fi della struttura che ospita l’evento: si rischierebbe, per risparmiare sul budget, di creare un malcoltento generale con notevoli danni sull’immagine degli organizzatori e sulla riuscita dell’evento.
#2 Stabilire la larghezza di banda in base al numero di colore che ne usufruiranno
infatti, oltre ai partecipanti all’evento, occorre considerare anche gli eventuali espositori, i relatori, i fornitori che presidiano l’evento e lo staff, ma soprattutto il volume dei dati in download ed in upload. Ad esempio per 100 utenti “ad alto consumo” di banda sono necessari 8-12 Mbps (megabit per secondo); per lo stesso numero di utenti ma “a basso consumo” 2-3 Mbps. Bisogna anche tenere conto di possibili momenti di picco, come le pause, in cui le persone controllano di più la mail e si collegano ad Internet.
#3 Rendere disponibile il Wi-fi in tutte le aree in cui verrà usato
Le sale sessioni, gli spazi della pausa caffè, i padiglioni nel caso di eventi fieristici. Alcuni organizzatori di eventi fanno installare uno o più Hotspot ad ampia capacità di banda, verso i quali poi indirizzano gli utenti ad alto consumo. Occorre inoltre considerare quali sono i punti di accesso ad Internet, cioè i dispositivi (router o simili) che servono dai 50 ai 100 utenti su una superficie di circa 270 metri quadrati (e quindi verificare che ce ne siano a sufficienza e che abbiano capacità adeguata alle necessità).
#4 Acquistare il Wi-fi in anticipo
Gli organizzatori di eventi hanno certamente convenienza a negoziare l’acquisto wi-fi subito, al momento di selezione dell’arbergo o del centro congressi. Richiederlo successivamente, una volta firmato il contratto, risulterà molto più costoso. Conviene quindi acquistare banda in eccesso piuttosto che in difetto, dato che, nel caso in cui non fosse sufficiente, l’upgrade risulterà molto più costoso. Fare attenzione anche a richiedere al fornitore di Hotspot wi-fi il report di utilizzo della rete dopo l’evento (in modo da sapere come comportarsi nell’edizione successiva): quanta banda è stata usata, in quali momenti, quanti utenti si sono connessi al wi-fi, quanti dispositivi, con quale velocità media. Noi di Noody WiFi integriamo già questi dati nel servizio wi-fi per eventi
#5 Network e password Wi-fi facili da usare
Indicare il nome del network e l’eventuale password sui materiali e la segnaletica dell’evento. Utilizzare inoltre network e password semplici (come ad esempio il nome della fiera o la sua abbreviazione), veloci da digitare, per fare in modo che gli utenti possano utilizzarla agevolmente. Se invece volete apparire professionali è consigliato un sistema d’accesso tramite social o con form personalizzato.
In definitiva, mai sottovalutare l’importanza di una consulenza circa il dimensionamento della rete ed i sistemi di accesso per gli utenti. È dunque necessario cambiare il nostro modo di immaginare l’utilizzo dei network spostandosi da una visione casalinga ad un’altra che tiene conto di tutte le variabili chiave che garantiscano funzionalità e soddisfazione dei partecipanti.